Kontorsjef: hvem er han og hva gjør han?

I moderne virksomhet kan ingen bedrift med kontor klare seg uten arbeidet til en kontorsjef. Denne stillingen innebærer å administrere og administrere arbeidsflyten til en organisasjon.

I hovedsak er en kontorsjef den informative og ledende lenken der alle arbeidsøyeblikkene i selskapet konvergerer og løses. Han samhandler mellom leder og underordnede, informerer ordinære ansatte om dokumentene som er signert av lederen, samhandler med selskapets kunder, overvåker korrespondanse, overvåker selskapets ytelse og gir kontoret et kontor, utfører direkte instrukser fra direktøren og hans stedfortredere .

Kontorleder er en ansatt som gir hele kontoret en fullverdig arbeidsflyt. Beskrivelsen av yrket vil hjelpe deg å bedre forstå essensen av arbeidet.

I henhold til klassifiseringen av blåsnippyrker og ansattes stillinger skiller yrket som kontorsjef og hans oppgaver seg betydelig fra yrket som sekretær. En kontorleder er for det første en arrangør av bedriftens kontorlokaler, en leder og en administrator i én person. Sekretæryrket innebærer at han er underordnet en bestemt person (direktør, nestledere, toppledere) og kun fører hans saker.

Kontorsjefen kontrollerer alt det nåværende arbeidet på kontoret, hovedsakelig papirarbeid. Overvåker uavbrutt arbeid med kontorutstyr, gir ansatte i selskapet skrivesaker, med tiden gjør ansatte oppmerksomme på bestillinger, bestillinger og kunngjøringer på kontoret, utstedt av lederen, tar imot innkommende telefonsamtaler, om nødvendig, fører en kalender over møter og turer til direktøren. I dette tilfellet kalles den ledige stillingen «kontorleder med sekretærfunksjoner».

Siden arbeidet til en kontorsjef inkluderer organisatoriske, informative og administrative handlinger, inkluderer hans jobbansvar visse funksjonelle oppgaver. Det er nettopp her sysselsettingen og essensen av kontorsjefens virksomhet ligger, som skal:

• forberede kontorarbeid til en ny arbeidsdag: sjekk driften av telefoner, datamaskiner og kontorutstyr, tilgjengeligheten av forbruksvarer (papir, etterfylte skriverkassetter);
• kontrollere, opprettholde renslighet i kontorlokaler, overholdelse av sanitære standarder (full belysning, ventilasjon, temperaturforhold i lokalene), kontroller driften av delte systemer;
• rettidig anskaffe skrivesaker og gi dem kontorarbeidere i tide;
• bestille drikkevann, vaskemidler, toalettpapir, servietter;
• kontrollere gjeldende dokumentflyt: forberede nødvendige dokumenter, rapportering, arbeidsmateriell som er nødvendig for det fullverdige arbeidet på kontoret, løse andre arbeidsøyeblikk og oppgaver;
• overvåke arbeidet til sjåføren og kureren på daglig basis;
• i henhold til instruksjonene til hodet, kontorsjefen er ansvarlig for oppgavefordelingen mellom ansatte, setter oppgaver for dem, bringer til dem den nødvendige arbeidsinformasjonen, bestemmer nivået på deres ansvar, analyserer effektiviteten til resultatet;
• beregne og anslå månedlige økonomiske kostnader for vedlikehold av kontoret, overvåke implementeringen;
• holde en timeliste, antall dager og timer jobbet av hver ansatt i løpet av en kalendermåned, rettidig overføre timelisten til regnskapsavdelingen for lønn;
• overvåke overholdelse av arbeidsdisiplin: på det faktum å være forsinket, tidlig å forlate arbeidet, fravær av ansatte, varsle selskapets ledelse, føre en oversikt over brudd og manglende overholdelse av kleskoden;
• organisere møter, registrere deg og hjelpe besøkende med å løse spørsmålene deres.

Hovedkompetansen til en kontorsjef inkluderer forberedelse og gjennomføring av forhandlinger, møter, møter:

• han må utføre forberedelsen av alt nødvendig materiale, sørge for at alle interesserte personer deltar på arrangementene, føre protokoll fra møtet;
• føre korrespondanse med kunder og partnere i firmaet, sende ut materialer;
• arbeide med innkommende og utgående kontorkorrespondanse, registrere det, engasjere seg i frakt;
• yte bistand og bistand til ansatte i å løse konflikter og diskutable situasjoner;
• koordinere kontorarbeid på slutten av arbeidsdagen, sjekk kontorutstyr, belysning, delte systemer, klimaanlegg for frakobling fra strømforsyningen;
• i noen tilfeller har kontorsjefen ansvar for å finne og ansette nye medarbeidere (plasserer informasjon om nødvendige ledige stillinger på spesielle nettsteder, ser gjennom CV-en, forhåndsvelger søkere, gjennomfører et intervju);
• informerer potensielle kunder skriftlig eller per telefon om kostnadene for varer og tjenester i henhold til prislisten;
• gir råd om plasseringen av selskapets avdelinger, deres funksjoner;
• opprettholder en kundebase bedrifter;
• utfører pliktene med å vedlikeholde nettstedet, legge ut annonser om varer og tjenester, bestille suvenirer, trykke, distribuere informasjonsmateriell.

For å bli kontorleder må en kandidat ha nøkkelferdighetene som kreves for å utføre jobben, samt ha visse personlige og faglige egenskaper.

Personlige egenskaper til en person er de biologiske og sosiale komponentene som utgjør hans personlighet. Biologiske komponenter en person mottar fra naturen, sine foreldre og forfedre i form av et visst sett med gener. Sosial komponent - dette er det sosiale miljøet som en person vokste opp og ble oppdratt i.

Begge disse komponentene former karakter og personlighet, og gir individet visse egenskaper, både gode og negative. Ved å samle alle personlighetstrekkene til en person, kan du få et objektivt, pålitelig psykologisk portrett.

De positive personlighetstrekkene inkluderer slike karaktertrekk som:

• ærlighet;
• utholdenhet i å nå det fastsatte målet;
• oppmerksomhet;
• selvdisiplin;
• ansvar og organisering;
• hardt arbeid, utholdenhet;
• indre adel;
• objektivitet;
• sosialitet, høflighet, vennlig holdning til mennesker;
• ro, dedikasjon, oppmerksomhet, punktlighet;
• konfliktfri, evne til å løse kontroversielle situasjoner mellom ansatte, optimisme og positivitet i alt;
• hurtighet, rask vett, hjelpsomhet;
• aktivitet, ambisjon.

Bak hvert av disse personlighetstrekkene ligger den psykologiske og emosjonelle oppdragelsen til en person, hans arv, det sosiale miljøet han vokste opp i.

De negative personlighetstrekkene inkluderer:

• mangel på montering, uoppmerksomhet;
• depressivt syn på livet, mangel på optimisme;
• manglende evne til å samle tanker i tide og konsekvent løse tildelte oppgaver;
• aggressiv karakter;
• en tendens til sladder og intriger.

Forretningsegenskapene til en person er hans evne til å utføre visse arbeidsoppgaver og funksjoner.

Ut fra forretningsmessige egenskaper kan man bedømme hvor effektivt søkeren vil være i stand til å organisere sin arbeidsprosess, hvor godt han vil utføre sine arbeidsoppgaver. For å lykkes med å administrere et kontor, må en søker ha, i tillegg til kunnskap og ferdigheter, visse forretningsegenskaper, som inkluderer:

• utdanning, ferdighetsnivå;
• arbeidserfaring;
• rask læring, tilpasning under nye forhold;
• krevende overfor seg selv og andre;
• evnen til å jobbe i et multitasking-miljø, samtidig løse flere problemer på en gang;
• analytisk tenkning, evnen til å tenke fleksibelt og utenfor boksen, trekke riktige konklusjoner, generalisere;
• forretningssans;
• lederegenskaper;
• vilje til å jobbe overtid;
• oratoriske ferdigheter, diplomati og overtalelsesferdigheter;
• forretningskommunikasjonsferdigheter.

En persons profesjonelle egenskaper er en kombinasjon av personlige og forretningsmessige egenskaper, pluss alle de ferdighetene han har tilegnet seg i løpet av sin karriere. I sin profesjonelle virksomhet må en kontorleder:

• har viss kunnskap, ferdigheter og evner på feltet kontorledelse;
• profesjonelt bruke dine kunnskaper og ferdigheter i praksis;
• kunne arbeide med dokumenter, kjenne til prinsippene for organisering av dokumentflyt, reglene for å lage et arkiv;
• være en trygg datamaskinbruker og annet kontorutstyr;
• kjenne arbeidsflytprosessen grundig, arbeide med innkommende og utgående post, kjenne reglene for å registrere den, bringe lederens vedtak umiddelbart til de strukturelle divisjonene, overvåke fristene for utførelse av dokumenter signert av selskapets ansatte, sende utgående korrespondanse med post eller bud;
• ha administrative lederegenskaper;
• kunne skrive raskt, kjenne til prinsippene og reglene for å utarbeide visse dokumenter (ordre, ordre, instrukser, dekreter);
• raskt disponere nyttig kunnskap (kontakter til nødetatene, elektriker, rørleggerarbeid, lunsjleveringstjeneste);
• kan fremmedspråk (ikke alltid), selv om kjennskap til et bestemt fremmedspråk i noen selskaper er hovedbetingelsen for kandidaten, og i dette tilfellet må kontorsjefen snakke, lese og skrive flytende på et fremmedspråk;
• kunne snakke og skrive kompetent, uttrykke dine tanker på et godt litterært språk;
• egen forretningsetikettferdigheter.

Ikke en eneste høyere utdanningsinstitusjon underviser i yrket som kontorsjef. Du kan ta opplæring og motta et vitnemål eller et sertifikat for yrkesopplæring i budsjettmessige eller private treningssentre, høyskoler.

I store selskaper ønsker de som regel å se en spesialist i denne stillingen bare med høyere utdanning, små bedrifter kan ansette en ansatt med videregående eller spesialisert videregående utdanning for denne stillingen.

Det viktigste enhver arbeidsgiver legger merke til er arbeidserfaring i denne stillingen, nivå av datakunnskaper, kunnskap om kontorutstyr og evnen til å jobbe med det, kunnskap om det grunnleggende innen kontorarbeid og arkivering, Kjennskap til fremmedspråk.

For å skrive en CV riktig og få den ettertraktede stillingen, trenger du i detalj, men oppriktig oppgi all informasjon om deg selv: personlige, faglige, forretningsmessige egenskaper, arbeidserfaring i lignende stilling, utdanningsnivå.

Nivået på forventet lønn vil gjøre det klart for arbeidsgiver hva han kan tilby og hva kandidaten søker om.

Ikke gi falsk informasjon om arbeidserfaring, utdanning - alt dette kan enkelt kontrolleres, i dette tilfellet vil den ledige stillingen for søkeren bli utilgjengelig, han vil rett og slett bli nektet.

Å ha et bilde er et positivt øyeblikk for en kandidat, arbeidsgiver må vite hvem sin CV som vurderes. Kontorlederen er selskapets ansikt utad, og arbeidsgiver er ikke likegyldig til hvem som skal representere den.

Sørg for å angi nivået på utdanningen din, ofte arbeidsgiveren for denne stillingen tar en spesialist med høyere økonomisk, juridisk, psykologisk eller filologisk utdannelse.

Slik informasjon vil være nyttig for arbeidsgiver.

Når du skriver en CV, hold deg til strukturen:

• personlig informasjon - navn, alder, kontakter;
• personlig - delen anses som valgfri, men det er bedre å fylle den ut;
• grunnleggende ferdigheter og ferdigheter - angi hvilke kontorprogrammer du eier, liste opp alle oppfriskningskurs, seminarer, treninger, annen tilleggsopplæring som du har fullført;
• arbeidserfaring - liste opp alle dine praksiser, praksisplasser, fullførte prosjekter, frivillighetsprogrammer, i kronologisk rekkefølge, angi bedriftene der du jobbet før, utdanning og opplæring (reflekterer alle utdanningsprogrammer og retninger du ble uteksaminert fra);
• anbefalinger - i denne delen, angi navn og kontakter til personer som kan anbefale deg til en ny arbeidsgiver, og gi en positiv tilbakemelding om deg.

Hvis en søker uten arbeidserfaring søker på stillingen som kontorsjef, vil det være bedre å ikke inkludere denne delen i CV-en i det hele tatt. Det er ikke nødvendig å vise arbeidsgiver mangelen på kunnskap og ferdigheter. I dette tilfellet er det bedre å beskrive dine personlige og forretningsmessige egenskaper, hva slags utdanning du har grunnleggende og tillegg (seminarer, opplæring).

Som arbeidserfaring kan du angi industriell praksis, pre-diplom praksis, ferdigheter i å organisere spesifikke arrangementer, deltakelse i olympiader, konferanser, konkurranser og alle slags tester. Hvis du har noen prestasjoner og suksesser direkte relatert til fremtidig arbeid, sørg for å oppgi denne informasjonen i CV-en din.