Stadier av forretningskommunikasjon

Kommunikasjonsevner er en av de viktigste betingelsene for vellykket kommunikasjon mellom mennesker, utveksling av informasjon og oppnåelse av ønsket resultat. Forretningsetikett har blitt tatt i bruk siden markedsrelasjonene kom. Mange kulturer gir det en egen nisje i forholdet mellom mennesker, og hever dem til rangering av seremonier. Og dette bærer frukt, fordi forretningsetikett bidrar til å etablere kontakt med en partner, og suksessen til en bedrift avhenger i stor grad av oppførselen til folk under et forretningsmøte.

I motsetning til vanlig hverdagskommunikasjon har bedriftskommunikasjon sine egne klare prinsipper og er rettet mot å nå et bestemt mål gjennom avtale og oppfyllelse av forpliktelser. Forretningsmiljøet lar deg knytte nye nyttige kontakter, som suksessen til den gjennomførte virksomheten avhenger av. Men ikke alltid fremtidige partnere kan sympatisere med hverandre og finne felles grunnlag.

Bedriftskontakt handler om å få profitt. Alt annet likt er vinneren den som har kunnskapen og reglene for forretningsetikett. Det er lett å følge eksemplet med samspillet mellom to forretningsmenn, hvorav den ene enkelt og naturlig leder samtalepartneren til de konklusjonene han trenger, og den andre har verken forretningskommunikasjonsevner eller oratorisk og tvinges til å gå glipp av lønnsomme forretningsmuligheter om og om igjen en gang til.

Dermed er forretningskommunikasjon et system av ferdigheter som inkluderer en hel rekke kommunikativ atferd:

• kommunikasjonskultur (vedtatt i et bestemt land);
• oratorisk;
• forretningsetikk (regler og forskrifter);
• psykologi av relasjoner;
• logikken i å konstruere tale (muntlig og skriftlig);
• bilde;
• klang av stemme og intonasjon.

I den moderne verden presenteres forretningskommunikasjon i flere av sine former samtidig:

• Forretningssamtale Er en muntlig eller virtuell kommunikasjon mellom kolleger eller partnere, rettet mot å diskutere forretningsproblemer. Oftest foregår en samtale mellom deltakere i samme forretningssfære, som forstår detaljene i denne dialogen, er i stand til å opprettholde en samtale om et smalt faglig tema.
• Forretningsmøte - en tydelig rettet diskusjon, oppgavene som inkluderer å løse aktuelle organisatoriske problemer, analysere informasjonen som er tilgjengelig for deltakerne, bygge en linje med videre atferd, ta og vurdere beslutninger.

• Forretningskorrespondanse - Dette er offisiell kommunikasjon gjennom et forretningsbrev, unntatt enhver manifestasjon av fortrolighet eller slang. Et forretningsbrev er et dokument som inneholder en offisiell melding og utarbeidet i samsvar med alle standarder for forretningskorrespondanse. Som regel, både i papir og elektronisk form, er forretningsbrevskjemaet utstyrt med logo, adressedata til bedriften eller institusjonen. Forretningsbrev følger også en viss markering på siden.
• Offentlig tale - interaksjon mellom foredragsholder og publikum. Denne typen forretningskommunikasjon er utfordrende og krever ferdigheter for å snakke offentlig. Foredragsholderen bør være så kompetent som mulig i spørsmålet som stilles og ha ferdighetene til oratorisk tale, for å interessere og overbevise tilhørerne. Av typen presentasjon av materialet kan en offentlig tale være informativ (rapport), oppmuntrende (agitasjon), overbevisende (høytidelig tale).

Å forstå detaljene og viktigheten av forretningskommunikasjon fører til konklusjonen at det kan og bør læres.

Overholdelse av reglene for forretningsetikett er nødvendig for vellykket bygging av forretningsforhold mellom forretningspartnere, kolleger, diplomater fra forskjellige land. Forretningskultur og atferd kan være slående forskjellige fra hverandre, men det er generelt aksepterte atferdsnormer som enhver person med respekt for seg selv må overholde, uavhengig av tilhørighet til et bestemt samfunn.

• Punktlighet. I forretningsmiljøet er ordtaket "Tid er penger" relevant, derfor er det uetisk å komme for sent til møter og få samtalepartneren til å vente.
• Forpliktelse. Oppfyllelse av de påtatte forpliktelsene er grunnlaget for et godt omdømme, uten hvilket vellykket samhandling i forretningsmiljøet er umulig.
• Konfidensialitet. Evnen til å holde konfidensielle data hemmelig, til å holde bedriftshemmeligheter er en av betingelsene for gjensidig tillit og fullt samarbeid.
• Respektfull holdning... Respekten for samtalepartneren, evnen til å lytte, å være gjennomsyret av det som ble sagt disponerer en selv, åpner for vide muligheter for å etablere kontakt. Denne ferdigheten er også nyttig når du samhandler med ansatte og underordnede.

• Selvtillit. Når det gjelder oppfatningen av seg selv i kommunikasjonsprosessen, må man kunne finne en «gyllen middelvei». Svar rolig på kritikk eller råd, men heller ikke for å bli manipulert, for å kunne undertrykke pressforsøk med verdighet, for å få samtalen tilbake på rett spor.
• Oratorium. Evne til å tydelig uttrykke tankene dine, formidle betydningen av talen til samtalepartneren, uten å tette fraser med upassende ord og uten å ta tanken bort fra samtaleemnet. Denne evnen er ikke gitt til alle av natur, derfor er det nødvendig å vie tid til kunsten å snakke offentlig i treningen.
• Leseferdighet. Taleklarhet avhenger i stor grad av en persons leseferdighet, og evnen til å skrive uten feil er et must i et forretningsmiljø.
• Utseende. I den moderne verden er det allerede en etablert kleskode (kleskode), som forutsetter en viss form for klær for å besøke en arbeidsplass, arrangementer, organisasjoner eller institusjoner. Vanligvis er dette forretningsdresser for menn og kvinner, et standard sett med smykker og tilbehør. Ved det første besøket til en ukjent organisasjon eller begivenhet, bør du på forhånd finne ut om den aksepterte kleskoden.

I strukturen til forretningskommunikasjon kan det skilles mellom fire stadier, hvis sekvens vil tillate deg å oppnå maksimal effekt i forhandlinger.

Her er førsteinntrykket det viktigste. Når du forbereder et møte med en samtalepartner, vil det være nyttig å jobbe med informasjon på forhånd: interessekretsen til samtalepartneren, miljøet og særegenheter ved hans kultur, regler og tradisjoner som er viktige for samtalepartneren. Dette vil få deg til å føle deg mer selvsikker og respektfull for partnerens personlighetstrekk.

Riktig konstruerte førstefraser er nøkkelen til suksess for videre kommunikasjon. Du må starte med å trekke motstanderens oppmerksomhet og holdning til deg selv. Dette vil hjelpe den vanlige menneskelige vennligheten, høfligheten, manifestasjonen av høflig interesse for personen til samtalepartneren, uttalen av navnet hans.

I prosessen med å diskutere oppgaver er det nødvendig å stille inn med samtalepartneren på samme "bølge". Dette resultatet kan oppnås ved nøye å observere den emosjonelle tilstanden til partneren eller den generelle følelsesmessige atmosfæren i gruppen, når det gjelder forhandlinger med publikum.

Å kjenne til de tre hovedkanalene for persepsjon vil hjelpe deg å stille inn med samtalepartneren: syn, hørsel og kinestetikk (dette inkluderer berøring, lukt, kroppsstilling, gester og ansiktsuttrykk).

Direkte konsentrasjon om temaet for møtet, diskusjon av problemer og oppgaver. Målet med denne fasen er å komme til en avtale som er mest tilfredsstillende for begge parter.

På det tredje trinnet brukes flere faser, hvorav essensen av kontakten består av:

• identifisere motivene og målene til samtalepartneren;
• opprettholde oppmerksomhet: det er viktig å se hovedtråden i samtalen, uten å gå på et sidespor eller hoppe fra emne til emne;
• argumentasjon og overtalelse: brukes ved meningsforskjeller;
• å fikse resultatet er et kritisk øyeblikk i en samtale når det er nødvendig å fullføre kommunikasjon om et gitt emne, uavhengig av resultatene, denne indre følelsen kommer med erfaring og avhenger av observasjon, evnen til å tydelig fange de minste endringene i den emosjonelle bakgrunnen av samtalepartneren.

Det generelle inntrykket av møtet dannes på det siste stadiet av forretningskommunikasjon og er mest levende registrert i minnet. Derfor kan evnen til å avslutte en samtale være en avgjørende faktor for videre samarbeid.

For hvordan du kommuniserer vakkert, se neste video.