Etikk og grunnleggende regler for forretningskommunikasjon

Bedriftskommunikasjon er en måte for kommunikasjon mellom mennesker i ferd med å utføre gründeraktiviteter eller utføre arbeidsoppgaver. Det vil si at dette er en type kommunikasjon som er assosiert med produksjonsprosessen av et produkt eller levering av en hvilken som helst tjeneste og er ikke assosiert med personlige eller sosiale relasjoner mellom mennesker.

Sivilisert forretningskommunikasjon er basert på deltakernes overholdelse av visse uskrevne regler og normer som bidrar til å oppnå målene satt av partene og opprettholde gode forretningsforbindelser mellom dem, som er nødvendige for ytterligere gjensidig fordelaktig samhandling.

Hovedforskjellen mellom forretningsforbindelser og andre er reguleringen deres. Dette betyr tilstedeværelsen av visse grenser i forhold, bestemt av kulturelle tradisjoner, universelle menneskelige moralske prinsipper og kravene til profesjonell etikk.

Etikk for forretningskommunikasjon er en av komponentene i generell etikk, som har alle egenskapene til sistnevnte. I en generell forstand kan dette konseptet sees på som en slags portefølje av ideer om moral, dens normer og regler, som styres av mennesker i forhold til hverandre i prosessen med produksjonsaktiviteter.

De grunnleggende prinsippene for forretningsetikk er:

• oppnå fordeler med maksimalt antall deltakere i forretningsforholdet;
• sikre samme tilgang for alle parter i forholdet til emnet for forretningsforholdet.

I forretningskommunikasjon er det alltid en veldig skarp motsetning mellom etiske normer og selve essensen av entreprenøriell aktivitet, som forretningsfolk løser på forskjellige måter. I alle fall koker denne avgjørelsen ned til en av hovedposisjonene:

• Essensen i den pragmatiske posisjonen eller utilitarismens prinsipp er at etikk og forretning er uforenlige begreper. Det viktigste er å oppnå maksimale profittindikatorer på noen måte. Entreprenører som holder seg til dette synspunktet prøver å unngå å snakke om moral, sosiale forpliktelser og etiske standarder.
• Den siviliserte posisjonen eller prinsippet om det moralske imperativ er basert på det faktum at det er etikk som kan bidra til å maksimere profitt, utvide eller styrke forretningsforbindelser, innføre og styrke etiske atferdsregler i samfunnet som helhet, som ikke annet enn kan bidra til videre velstand for næringslivet.

Forretningsetikk bruker i dag kunnskap fra ulike felt (etikk, psykologi, vitenskapelig organisering av arbeidskraft).

Det er flere hovedoppgaver for etikette:

• Tilstedeværelsen av visse etablerte atferdsstandarder og behovet for å overholde dem forenkler prosedyren for kommunikasjon både med andre organisasjoner og innenfor arbeidskollektivet, siden det er mye raskere og enklere å jobbe i samsvar med allment aksepterte modeller. Mens de observerer forretningsetiketten, har kommunikasjonsdeltakerne en klar ide om hva de kan forvente av hverandre.
• Etikette bidrar til å opprettholde normale forhold til representanter for organisasjonens ytre miljø, samt skape et arbeidsmiljø i teamet.
• Det opprettholder også den moralske komforten til hver deltaker i kommunikasjonen. I menneskelivet er mental stabilitet ofte viktigere enn fysisk komfort. Eksistensen av reglene for profesjonelle forhold bidrar til å motta en persons arbeidsglede.

De grunnleggende prinsippene for forretningsetikett er basert på det faktum at når du tar en beslutning, bør du gjøre det slik at handlingsgrensene kombineres med de moralske verdiene til andre deltakere i kommunikasjon og kan koordineres med deres interesser. Samtidig bør koordinering ha et moralsk begrunnet mål, for å oppnå dette bør kun etisk hensiktsmessige verktøy brukes.

Det er flere grunnleggende prinsipper:

• Mellommenneskelig. All kommunikasjon, inkludert virksomhet, foregår mellom mennesker med deres personlige egenskaper. Og til tross for at kommunikasjonen mellom dem har en faglig orientering, vil det mellommenneskelige forholdet fortsatt påvirke samhandlingsprosessen.
• Kontinuitet. Essensen av dette prinsippet ligger i initieringen av konstant kontakt av kommunikasjonsdeltakerne, hvis de befinner seg i hverandres synsfelt. Ut fra det faktum at folk kommuniserer både verbale og ikke-verbale midler, deler de konstant viss informasjon med hverandre, som hver deltaker i kommunikasjonen gir sin egen mening og trekker sine egne konklusjoner til.
• Målrettethet. Enhver interaksjon har et bestemt mål eller flere mål. Imidlertid kan de være eksplisitte eller implisitte. Når han snakker til et publikum, har foredragsholderen et eksplisitt mål om å formidle bestemt materiale til publikum, og et implisitt - for eksempel å demonstrere for publikum sin bemerkelsesverdige intelligens og veltalenhet.
• Flerdimensjonalitet. Dette prinsippet forutsetter at det i forretningsforhold ikke bare er utveksling av informasjon, men også regulering av forholdet mellom partene. Det vil si at i profesjonelt samspill overfører deltakerne sin emosjonelle holdning til hverandre, som fungerer som en regulator av deres forretningsforbindelser.

Basert på ovennevnte oppgaver og prinsipper for forretningsetikk er det mulig å formulere profesjonsetiske regler, som er like nødvendige for etterlevelse av ordinære ansatte i teamet, så vel som av lederen eller eieren av virksomheten.

De er et av nøkkelverktøyene for å lykkes i et yrke eller virksomhet:

• Nøyaktighet og punktlighet. Som en del av et profesjonelt eller kommersielt forhold bør du prøve å aldri komme for sent på jobb, et møte eller et forretningsmøte. Tross alt er graden av respekt og tillit til en person som holder på å vente hele tiden og samtidig kaster bort andres tid raskt ned. En slik kvalitet fra andres side snakker om manglende evne til å tilpasse seg den moderne livsrytmen, upålitelighet. Det er også viktig å verdsette andres tid og ikke ta den fra seg for unødvendige samtaler uten deres tillatelse.
• Effektiv arbeidsplassorganisering... En arbeidsplass kan si mye om sin eier. Det er klart at hvis det holdes i orden, kan det samme sies om en persons tanker. I tillegg sparer det arbeidstid betydelig. Tross alt kan det ta mye tid å finne det nødvendige dokumentet på skrivebordet rotete med papirer.
• Høflig kommunikasjon og respekt for andre... I forretningsrelasjoner er det viktig å respektere og strebe etter å forstå samtalepartneren, for å kunne sette seg i hans sted og se på situasjonen gjennom hans øyne. Fornærmelser og ydmykelser i den profesjonelle sfæren er uakseptabelt, samt roping, «sterke» ytringer og frekkhet. Du må være i stand til å handle ikke bare i dine egne interesser. Samtidig bør du ikke vise overdreven altruisme. Denne typen oppførsel kan indikere overdreven mykhet.

• Utseende tilpasset situasjonen. Du bør alltid huske at utseende er en viktig del av forretningskommunikasjon. Det viktigste i bildet er ikke tilstedeværelsen av dyre attributter, men ryddighet og ryddighet. Hvis en viss klesstil er vedtatt på kontoret, er det bedre å følge den for ikke å forårsake negative holdninger til deg selv fra både ledelsen og kollegene.
• Arbeidsholdning... Hvis en ansatt er fokusert på resultater, så har dette en positiv effekt på både karrieren og effektiviteten i bedriften. Holdningen "uaktsomhet" er aldri troverdig. Med slike ansatte kan bedriften neppe håpe på å nå sine mål.
• Beherskede bevegelser. Ikke glem din personlige plass. Forretningsetikett godtar ikke taktil kontakt mellom kommunikasjonsdeltakere. Kyss og berøring er ikke tillatt. Det eneste som kan finne sted er et håndtrykk. Det er også verdt å minimere ulike gester og ansiktsuttrykk, fordi de lett kan identifisere antydninger eller usikkerhet. Ryggen skal holdes rett, blikket skal være fast, og bevegelsene skal være tydelige.

• Regler for alle. Forretningsetikett er lik for alle, både menn og kvinner. En forretningskvinne kan også håndhilse på samtalepartneren. Samtidig kan hun ikke flørte, kaste utvetydige blikk eller late som om hun er det.Egenskapene ved karakteren til en deltaker i et forretningsforhold bør ikke offentliggjøres. Rigor og tilbakeholdenhet er de grunnleggende reglene som skal følges i et arbeidsmiljø.
• Overholdelse av hierarkiet... I forretningskommunikasjon er det ikke kjønn som kommer i forgrunnen, men prinsippet om hierarki. Det vil si at statusen til en ansatt bestemmes av hans plass på karrierestigen. Overholdelse av underordning er en av de viktigste reglene i forretningsforbindelser.
• Relasjoner innad i teamet... Å nå målene som er satt av selskapet er umulig uten et effektivt team. Et godt team er bygget på riktig interaksjon mellom medlemmene (likt forhold, fravær av "favoritter" og "ofre", utillatelighet av personlige forhold).

• konfidensialitet... Ansatte bør kunne holde konfidensiell informasjon, offisielle hemmeligheter, for ikke å spre om tingenes tilstand i selskapet, for å overvåke beskyttelsen av personopplysninger.
• Forretningstone i bokstaver... I korrespondanse sendt på vegne av selskapet, eller som svar på ethvert dokument, må du følge reglene for forretningskorrespondanse.

I et tradisjonelt samfunn i forhold til verdiene og normene for forretningsetikett i organisasjonen det finnes flere typer menneskelig atferd:

• "Disiplinert" - en ansatt hengiven til organisasjonen som fullt ut aksepterer atferdsnormene som er akseptert i den og oppfører seg på en slik måte at den ikke skaper en interessekonflikt (av hans egen og selskapet).
• "Tilpasser seg" - en ansatt som opptrer i samsvar med allment aksepterte normer i virksomheten, men ikke aksepterer dens verdier. Til tross for at en slik ansatt følger reglene, kan han ikke kalles lojal og lojal mot selskapet. Under ekstreme forhold for ham kan han godt begå en handling som strider mot selskapets verdier.
• "Opprinnelig" - en type ansatt som deler verdiene til selskapet, men atferdsnormene som er etablert i den er uakseptable for ham. I denne forbindelse kan en slik person ha konflikter med ledelse og kolleger. Vellykket tilpasning av en slik ansatt er bare mulig hvis selskapet, som et unntak, lar ham ikke følge de generelle normene.
• "Opprører" - en ansatt for hvem både verdier og reglene etablert i organisasjonen er fremmede. Til tross for advarsler bryter han ned barrierer og konflikter stadig med andre på alle nivåer i hierarkiet. Behovet for å følge visse mønstre blir oppfattet negativt av ham. Årsaken til dette kan være en motvilje mot å forstå betydningen av bedriftens normer og verdier, og mangel på nødvendig kompetanse for dette.

Det særegne ved kommunikasjon, betinget av profesjonelle plikter eller forretningsmessig nødvendighet, avhenger av nivået på hvilket eller mellom hvilke nivåer i ledelseshierarkiet den forekommer. La oss vurdere hver type interaksjon separat.

Hovedinnholdet i etiske regler i kommunikasjon mellom en underordnet og en leder er redusert til noen høydepunkter:

• Den underordnede ved sin oppførsel skal bidra til å opprettholde en behagelig psykologisk atmosfære i teamet og hjelpe sjefen sin med dette.
• Et forsøk fra en underordnet på å lede sjefen vil bli ansett som en manifestasjon av ikke-overholdelse av det hierarkiske prinsippet og manglende respekt. Den underordnede har rett til å uttrykke sin mening overfor lederen, men i riktig form og under hensyntagen til hans stilling.
• En kategorisk tone når du kommuniserer med ledelsen er ikke tillatt.
• Å kontakte en veileder anses som uakseptabelt.

Funksjonene til kategorien relasjoner vertikalt fra topp til bunn bestemmes av regelen: med underordnede må du bygge relasjoner slik du vil at forholdet til lederen skal se ut.

Lederen skal:

• streber etter å skape et sammenhengende team, streber etter å oppnå felles mål;
• finne ut årsakene til vanskeligheter som oppstår i prosessen med profesjonell aktivitet;
• å trekke oppmerksomheten til underordnede på ordre fra ledelsen som ikke er oppfylt av dem;
• å sette pris på verdiene til sine underordnede;
• stol på dine underordnede;
• innrømme dine feil;
• behandle alle ansatte likt.

Lederen kan ikke:

• kritisere den ansattes personlighet;
• komme med kommentarer foran andre underordnede;
• vise ansatte at lederen ikke har kontroll over situasjonen.

Essensen av etikettereglene angående retningen av forholdet horisontalt ligger i overholdelse av prinsippet om empati, det vil si å presentere seg selv i rollen som ens kollega.

Noen eksempler på etikette på ansatt-ansatt-nivå er:

• kall kolleger ved navn, fordi veien til å bygge vennskap går gjennom personens navn;
• smil og vær vennlig med kolleger;
• prøv å lytte til kolleger, ikke bare deg selv;
• behandle hver ansatt som en person;
• behandle kolleger så upartisk som mulig;
• prøve å dele ansvar når du utfører vanlige oppgaver;
• ikke gi urealistiske løfter.

Du vil lære enda mer om de viktigste forretningskommunikasjonsferdighetene i den følgende videoen.