Executive Assistant CV: retningslinjer for struktur og kompilering

En lederassistent er en person som er sjefens høyre hånd, løser alle organisatoriske spørsmål, har oppdatert informasjon og viser vilje til å løse hastesaker. For mange er en slik stilling et kjærkomment skritt i karrieren. En velskrevet CV vil hjelpe å ta den.

En CV av en assisterende leder er et dokument som er et profesjonelt portrett av en søker. Arbeidsgiveren vurderer ikke deg selv, men teksten som skal presentere deg best. For dette må det være strukturert.

Strukturen til en god CV.

• Personlig informasjon. Helt i begynnelsen av en forretningshistorie om deg selv, bør du presentere deg selv. Fullt navn, fødselsår, gjeldende kontaktinformasjon. Sistnevnte bør være variabel: mobiltelefon, hjem, e-post. Husk å legge ved et bilde. Et lite bilde av høy kvalitet i høyre hjørne ved siden av elementet "Personlig informasjon" er ikke et obligatorisk attributt for en CV, men det er ønskelig. Spesielt for jobbsøkeren til assisterende daglig leder, personlig sekretær.
• Utdanning. Hvis du har tenkt å inkludere en lang liste med forskjellige kurs og workshops i dette avsnittet, vil det være overkill. Liste bare de viktigste tingene: universitetet og, muligens, et av nøkkelseminarene, hvoretter du mottok riktig sertifikat.
• Arbeidserfaring. Hvis du har byttet mange jobber, er det ikke verdt å nevne alt - kun nøkkel eller siste 2-3 tjenestesteder. Angi navnet på selskapet, arbeidsår, stilling.Hvis du ikke har jobbet noe sted før, merk i dette avsnittet hvor du gjorde praksis mens du studerte ved universitetet.
• Profesjonell kvalitet. En personlig sekretær er en person som skal kunne mye og, enda viktigere, lære mye. Uansett hvilke faglige ferdigheter du lister opp, indikerer det faktum at du er klar til å lære og utvikle deg innenfor rammen av stillingen din.
• Personlige kvaliteter. List her de egenskapene som er iboende i deg som kan hjelpe deg med profesjonell vekst: for eksempel utholdenhet, ansvar, samvittighet, emosjonell stabilitet, nysgjerrighet.
• Prestasjoner... Hva kan du legge til eiendelen din? Kanskje hadde du ingen arbeidserfaring, men på instituttet var du leder og klarte denne rollen. Eller for eksempel arrangerte de et nøkkelferdig bryllup for venner, som allerede taler om god organisasjonsevne.
• Motivasjon. Ikke et obligatorisk element, men det kan bli hoveddelen av en CV. Skriv i bokstavelig talt to setninger hvorfor du ønsker å bli lederassistent eller sekretær. Det kan se slik ut: «Jeg ser min egen faglige vekst i denne stillingen, jeg vil korrelere mine evner og styrker med søkerens forespørsel, jeg kan skrive ned ansvar, målrettethet og utviklingsberedskap som en ressurs».
• Ytterligere informasjon. Er du gift, kan du et fremmedspråk, har du førerkort, hvilke hobbyer har du.

Måten dokumentet presenteres visuelt på er også viktig. Informasjonen skal være strukturert, lesbar, lys, uttrykksfull, og samtidig skal den ikke være "brute force". Å bruke mange farger er et overkillverktøy for en CV. Samtidig er det ikke nødvendig å lage CV-en din i svart-hvitt: velg et mørkeblått design: velg avsnittstitler i fet mørkeblått. Sørg for at poengene er relativt proporsjonale.

Prøv å få all teksten til å passe på én side. Etterlat ikke tomrom i siden: Plasser gjenstander overfor hverandre. Bruk lister.

Å fylle ut avsnittene riktig definerer deg som en person som vet hvordan du skal fullføre oppgaven nøyaktig. Dette er den første testen av den fremtidige assistenten. En slank, meningsfull tekst, konsistent i samme stil, informativ og godt presentert - dette er egenskapene til selvpresentasjon som er nødvendige for en assisterende leder.

Som allerede nevnt, for de som liker å studere og fylle på med "skorper", er det slett ikke nødvendig å merke dem alle. Hvis du ble uteksaminert fra høyskolen med en grad i "Sekretærassistent", og deretter et universitet i en spesialitet, for eksempel "Psykolog", sørg for å angi begge utdanningene i dette avsnittet. Du må skrive navnet på universitetet, fakultetet, spesialiteten, studieårene - helst i denne rekkefølgen. Kurs, seminarer, treninger, skriv kun de der du har mottatt sertifikat eller sertifikat. Angi utdanningsorganisasjonen som har utstedt dokumentet til deg.

I tillegg til listen over organisasjoner der du allerede har jobbet, er det fornuftig å angi arbeidsoppgavene du utførte der. Et eksempel på en liste over jobbansvar:

• vedlikehold av innkommende og utgående dokumentasjon;
• utarbeidelse av dokumenter for signering;
• koordinering av arbeidsplaner for ansatte;
• organisering av pressemeldinger, møter, protokollbegivenheter;
• rådgivning av kunder på telefon (innledende konsultasjon);
• opprettholde sosiale nettverk som plattformer for annonsering av selskapets tjenester.

Bare skriv hva du faktisk gjorde. Ikke overdriv dine egne evner. Du skal ikke skrive funksjonaliteten du drev med på frivillig basis, men som ikke var direkte knyttet til din stilling. Du har for eksempel god beherskelse av en fotoredigerer, grafisk redaktør, og utvikler jevnlig visittkort og brosjyrer for en bedrift.

Her beskriver du faglige ferdigheter som du er trygg på. Listen kan være som følger:

• selvsikker PC-bruker;
• besittelse av kontorutstyr (overføring);
• erfaring med konfidensielle data;
• kunnskap om forretningsetikett, forretningskorrespondanse;
• evnen til å arbeide med en stor mengde informasjon;
• evne til å jobbe i et multitasking miljø;
• kompetent tale (muntlig og skriftlig);
• kunnskap om arkivbehandling;
• erfaring med å samle inn rapporteringsdokumentasjon;
• håndtering av korrespondanse;
• erfaring med å organisere forretningsmøter, forhandlinger;
• ferdigheter i bruk av relevante metoder for å samle informasjon og dens påfølgende analyse;
• kunnskap om det grunnleggende om entreprenørskapspsykologi.

Det er ikke nødvendig å skrive bare en så lang liste. Angi 5-6 nøkkelferdigheter, hvis besittelse ikke vil være en overdrivelse. Bruk "levende" fraser for å beskrive dine egne ferdigheter: "evnen til å gjøre ...", "eie dette", "kunnskap om dette".

Arbeidsgiver leser dette punktet spesielt nøye. Prestasjoner inkluderer vellykkede prosjekter som du personlig veiledet og, selvfølgelig, kampanjer, sertifikater, takknemlighet. Kanskje har noen av initiativene du har lagt frem har blitt forankret på samme arbeidssted.

Selv om det ser ut til at prestasjoner fra fortiden ikke gjelder et nytt arbeidssted, kan de bli ytterligere markører for ditt profesjonelle portrett. Dette gjelder spesielt for organisatoriske ferdigheter, som er verdifulle for administrasjonsassistenten.

Skrive bokstavelig talt 3-4 setninger som gir lysstyrke til portrettet ditt. For eksempel er en søker glad i å løpe, deltar årlig i maraton. Dette kan indikere din konsistens, viljesterke egenskaper, forpliktelse til en sunn livsstil. Her kan du også spesifisere din sivilstand, tilstedeværelse av barn, førerkort.

Dette er et forretningsdokument som skal oppfylle kravene til forretningskorrespondanse.

Hvordan strukturen til dokumentet ser ut.

• Hilsener. Et upersonlig dokument fremkaller ikke aksept, et personifisert på et underbevisst nivå fremkaller godkjenning. Uformelle klagesaker bør unngås. Skriv "God ettermiddag!", "Hei!", Alle andre samtaler er ikke så vellykkede.
• Hoveddel. Angi fra hvilken kilde du har lært om jobben. Nevn stillingen du selv nominerer til. Forklar hvorfor stillingen er attraktiv for deg som fagperson. I en setning eller to, beskriv din erfaring som er viktig for denne jobben.
• Siste frase... Takk personen som leser brevet for oppmerksomheten som er vist deg, merk deg viljen til å møtes for å avtale et intervju.
• Avskjed... Det er nok å skrive «Med vennlig hilsen, fullt navn».
• Kontaktinformasjon. Og selv om denne informasjonen er i teksten til CV-en, ville det ikke være malplassert å nevne det her.

Hvert avsnitt starter med et nytt avsnitt og kan ikke overstige 3 setninger. Et følgebrev er et kortfattet oppgavedokument. Dens styrker vil være unikhet og relevans.

Et eksempel på CV-mal for ledere vil hjelpe deg med å skrive din egen hvitbok.

Chernova Yulia Igorevna

Ledighet: assisterende leder

Personlig informasjon: bosted -..., fødselsdato, sivilstand. Du kan også angi kontaktinformasjonen din her.

Utdanning: Far Eastern Pedagogical University. Fakultet - Fremmedspråk. Spesialitet "Lærer i engelsk". 2008-2013 Kurs: Høyskole for økonomi og service, Moskva. Tittel på kurset "Sekretær - Kontorist", 2017

Arbeidserfaring: fra 2017 til 2019 jobbet som sekretær i "Smart House"-selskapet, Moskva. Før det, fra 2013 til 2017, jobbet hun som sekretær for utdanningsavdelingen ved Moscow Pedagogical College.

Ansvar:

• planlegging og koordinering av lederens arbeidsplan;
• organisering av møter, intervjuer, forhandlinger;
• kontroll av innkommende og utgående dokumentasjon;
• teknisk assistanse til hodet;
• rettidig overføring av dokumenter til hodet;
• forretningskorrespondanse;
• arbeid med støttepersonell;
• vedlikehold av elektroniske kataloger over intern bedriftsdokumentasjon.

Viktige ferdigheter:

• et høyt nivå av leseferdighet (inkludert datakunnskaper);
• kunnskap om engelsk perfekt, tysk - over gjennomsnittet;
• kunnskap om forretningsetikett.

Prestasjoner: ikke mer enn 3 (sertifikater, takknemlighet, tildelte kategorier, tilsyn med komplekse prosjekter).

Personlige kvaliteter: ikke mer enn 5. For eksempel: organisering, selvtillit, velvilje, oppfinnsomhet.

Ytterligere informasjon: Førererfaring (kategori B) - 6 år.