Sammendrag

Tips for å skrive en sekretær-CV

Innhold

Hva gjør en spesialist?
Struktur
Hva trenger ikke spesifiseres?
Hvordan skrive et følgebrev?
Prøver

Bedriftssekretæren påtar seg oppgaven med å organisere virksomheten til arbeiderkollektivet og spesielt lederen av selskapet. Dette er en assistent for lederen av selskapet, så det stilles ganske strenge krav til kandidater til denne ledige stillingen. La oss dvele mer detaljert på spørsmålene om å utarbeide en vellykket CV for en sekretærstilling.

Hva gjør en spesialist?

Arbeidet til enhver sekretær krever ferdighetene til å raskt bytte fra en type arbeidsaktivitet til en annen. Denne personen utfører en rekke oppgaver, men alle er rettet mot å hjelpe selskapets administrerende direktør i arbeidet hans, samt spare arbeid og personlig tid. Tradisjonelt inkluderer jobbfunksjonene til denne spesialisten kontorarbeid, arbeid med telefon, mini-automatisk telefonsentral og kontorutstyr, omfordeling av samtaler, samt organisering av møter, forretningsreiser og noe annet arbeid.

Resepsjonist er ansvarlig for innledende mottak av klienter og besøkende, kommunikasjon på telefon, mottak av fakser, samt servicestøtte av lederens forhandlinger.
Administratorens jobbansvar inkluderer organisering av den mest effektive interaksjonen mellom ansatte i bedriften, opprettholde orden i kontorlokaler, betjene kontorutstyr, gi selskapets kontor alle nødvendige skrivesaker og husholdningsartikler.
Oppgavene til en personlig assistentleder er litt forskjellige. Denne spesialisten er alltid klar over kommende arrangementer.Det er på hans skuldre at planleggingen av sjefens arbeidsmøter, oppfyllelsen av hans personlige oppdrag og mange andre oppgaver, som vanligvis forhandles individuelt i hvert enkelt tilfelle, faller.
Rettssekretær vanligvis knyttet til en dommer - denne ansatte deltar i rettsmøter og utfører alt nødvendig dokumentararbeid. Rettssekretæren er engasjert i arkivering av dokumenter, overføring av materialer til kontoret, føring av protokoll fra rettsmøtet, samt sending av stevning. Kravene til denne stillingen er svært høye: den ansatte må ha høyere juridisk utdanning og yrkeserfaring på minst 2 år.
Pressesekretær overvåker spørsmål om merkevarepresentasjon, samhandler med media, setter sammen et utvalg relevante nyheter. Den personlige assistenten aksepterer all korrespondanse, utarbeider alle forretningspapirer for den første personen i selskapet, samler inn informasjon på en eller annen måte knyttet til å ta viktige beslutninger, og utfører også engangsordre fra sjefen.

Det er også en spesifisitet i aktivitetene til en notarassistent, en sekretær-oversetter, samt en ansatt i utdanningsenheten ved skolen.

Struktur

Enhver CV består av flere blokker. Nedenfor er anbefalinger om hva som skal angis i hver av dem for den fremtidige sekretæren.

Ansvar

I en utvidet versjon er listen over jobboppgaver til enhver sekretær som følger:

mottak av innkommende brev og søknader, omfordeling av dem, overføring til ansvarlige personer;
aksept av dokumentasjon for underskrift av sjefen;
besvare innkommende telefonsamtaler og videresende dem;
organisering av forretningsforhandlinger for sjefen;
utarbeidelse av klager, brev og andre dokumenter etter anmodning fra sjefen;
forberedelse av møter og arbeidsmøter, samle inn nødvendig materiale, varsle alle deltakere på arrangementet om sted og tidspunkt for deres avholdelse, fullføre møteprotokollene;
levering av tjenester for å organisere et møte med hodets gjester;
kontroll over utførelsen av ordre fra administrasjonen av de ansatte i selskapet;
tilveiebringelse av selskapets administrasjon med kontorrekvisita, kontorutstyr og andre midler som er nødvendige for arbeidet, som bidrar til et jevnt arbeid for personell;
mottak av besøkende;
vedlikehold av selskapets arkiv;
organisering av forretningsreiser for den første personen i selskapet: kjøp av billetter, samt bestilling av hotellrom;
utførelse av andre ordre.

Dersom du søker på stillingen som assisterende sekretær, så vær forberedt på at arbeidsoppgavene vil bli supplert med dokumentverifisering, utarbeidelse av analytiske gjennomganger, innsamling av materiell til rapporter og taler.

ferdigheter

En vellykket kandidat til sekretærstillingen må ha følgende ferdigheter, som kan angis på CVen:

kontorarbeid;
gjennomføre telefonsamtaler;
møte og innledende rådgivning av kunder;
opprettholde livet til kontoret;
behandling av korrespondanse;
organisering av arrangementer og forretningsmøter;
tidsstyring av hodet;
kunnskap om kontorutstyr og kontor-PC-programmer.

Hvilke ferdigheter som prioriteres avhenger av virksomhetens virkefelt... For eksempel, hvis du trenger en sekretær til et medisinsk senter, trenger du neppe dyp kunnskap om kontorarbeid og arbeidsflyt, du vil knapt trenge evnen til å utarbeide dokumenter for å få visum. Denne stillingen krever evne til å kommunisere med klienter, kunnskap om det grunnleggende innen medisinsk vitenskap, evne til å kommunisere på telefon i store volumer.

Prestasjoner

Profesjonelle prestasjoner er viktige for enhver arbeidsgiver, blant de viktigste er vanligvis følgende punkter:

optimalisering av bedriftens arbeidsflyt;
skape et optimalt arbeidsklima på kontoret;
organisering av et system for samhandling mellom avdelinger;
Reisestøtte;
koordinere virksomheten til bud- og renholdstjenester.

Faglige og personlige egenskaper

En kompetent sekretær må ha slike viktige egenskaper som:

åpenhet for kommunikasjon;
ansvar og fokus på resultater;
aktiv livsposisjon;
evne til å utføre oppgaver i et multitasking-miljø;
evnen til raskt å bytte fra en aktivitet til en annen;
mangel på dårlige vaner;
stresstoleranse;
nøyaktighet og samvittighet;
ønsket om å bringe det som er startet til slutten;
anstendighet;
evnen til å arbeide med personlig informasjon;
Korrekt muntlig og skriftlig språk;
god kunnskap om forretningsetikett;
evnen til å handle i team.

arbeidserfaring

Hvis du allerede har jobbet som sekretær, vil det ikke være vanskelig for deg å beskrive din arbeidserfaring. Det vil være mye vanskeligere for de søkerne som søker arbeid i denne spesialiteten for første gang. Imidlertid er mangel på erfaring ikke en grunn til å bli opprørt, du kan alltid fremheve nøkkelferdighetene du besitter.

Du kan for eksempel spesifisere:

flytende engelsk og spansk;
besittelse av alle grunnleggende kontorprogrammer;
kunnskap om kontorutstyr;
Skriving med 10 fingre (300 tegn per minutt).

Du må alltid fremheve dine "trumfkort" - dette vil tillate arbeidsgiver å se hvor du er sterk og bli interessert i ditt kandidatur.

utdanning

For å kvalifisere for stillingen som assisterende sekretær i en anerkjent bedrift må du ha høyere utdanning. Effektiv utførelse av oppgaver krever imidlertid ofte tilleggskurs og opplæring i kontorarbeid, arkivering, samt opplæring i arbeid med kontorutstyr... På mindre kontorer utfører sekretærer ofte oppgavene til en advokatfullmektig eller fører regnskap. I dette tilfellet vil du trenge henholdsvis juridisk eller økonomisk utdannelse.

Ved søknad på stillingen som sekretær-administrator og resepsjonist er tilstedeværelse av høyere utdanning ikke nødvendig.

Hva trenger ikke spesifiseres?

La oss dvele litt mer ved det som ikke trenger å angis i CV-en.

Hobbyer og hobbyer... Det er ikke nødvendig å beskrive i detalj hvordan du liker å dyrke blomster / strikke / brodere i tilfelle din fremtidige aktivitet ikke har noe med dette å gjøre.
All tilgjengelig arbeidserfaring. Mange starter sin karriere med stillinger som selger, vaktmester eller renholder. Har du jobbet i mer enn 10 år vil det være nok å bo på 2-3 plasser i en tilsvarende spesialitet.
Sekretæren skal ha et trivelig utseende, så det er lurt å legge ved bilde til CV-en. Imidlertid er ingen seksuelle overtoner tillatt her - begrens deg til et strengt ID-bilde. Bilder i en badedrakt eller på en restaurant kan være feil gjengitt.

Hvordan skrive et følgebrev?

Et følgebrev er valgfritt, men det vil likevel gjøre et godt inntrykk på en potensiell arbeidsgiver. Det er ikke verdt å gjenta alt som er skrevet i selve CV-en. Her må du angi din interesse for den ledige stillingen og kort understreke tilstedeværelsen av grunnleggende ferdigheter og kompetanserfor å hjelpe deg med å oppfylle dine profesjonelle plikter.

På slutten av brevet takker du for interessen og uttrykker ditt oppriktige håp om svar.