Typer og hovedfaser av forretningskommunikasjon

Forretningskommunikasjon er en integrert del av livet til det moderne samfunnet. Hver dag på jobb tyr folk med en viss status og som har en bestemt stilling til ulike typer det og følger de offentlige og private reglene for forretningsetikett strengt. Riktig strukturert forretningskommunikasjon vil føre til og med en nybegynner leder til vellykket oppnåelse av målet.

Bak konseptet forretningskommunikasjon ligger en slags kommunikasjon, hvis formål ikke er selve forhandlingsprosessen, men løsningen av et spesifikt problem eller oppnåelsen av et bestemt mål, som er bindende for alle deltakere i samtalen og ligger utenfor. selve kommunikasjonsprosessen.

Denne typen kommunikasjon skiller seg fra andre typer ved tilstedeværelsen av følgende omstendigheter:

• formål, motiver eller aktivitet bør være felles for alle samtalepartnere;
• forhandlere er i et felles rom-tid-intervall: forretningskommunikasjon kan finne sted i enhver organisasjon, gruppe eller team;
• alle deltakere i denne prosessen er sammenkoblet, sosiale roller er tydelig fordelt mellom dem og et kommunikasjonshierarki bygges;
• kommunikasjon i denne sammenheng har strenge regler som må følges av alle deltakere, uavhengig av status: normene for atferd i et arbeidsmiljø er forretningsetikett.

De grunnleggende reglene for forretningsetikett inkluderer følgende:

• Business samtalepartnere bør holde seg til en viss kommunikasjonsstil, klart og konsist formulere sine tanker, gi tungtveiende argumenter til fordel for deres synspunkt og være i stand til å lytte og høre samtalepartneren. Dette vil hjelpe deg å ha en produktiv samtale uten å ta unødvendig tid fra forretningsfolk.
• Med slik kommunikasjon vil deltakerne i samtalen skal være så høflig som mulig... Forretningsmøter har en slags fordel, så noen ganger må du kommunisere med ikke veldig hyggelige mennesker.
• Forståelige ord og enkle setninger er iboende i denne stilen. Uttrykt i komplekse termer og fremmedord, kan du villede en person eller til og med fornærme ham. I sin tur vil dette forstyrre oppnåelsen av det fastsatte målet.

Forretningskommunikasjon har tre hovedfunksjoner som har forskjellige endelige mål og prinsipper for menneskelig påvirkning:

• Informasjon og kommunikasjon funksjonen innebærer innsamling og dannelse av spesifikk informasjon av deltakerne i samtalen, samt utveksling av akkumulert kunnskap i prosessen med forhandlinger.
• Regulerende og kommunikativ funksjonen er rettet mot å korrigere atferden til deltakere i kommunikasjon. Under bedriftskommunikasjon regulerer subjektet ikke bare sin egen atferdsmodell, men også andre deltakere i samtalen. For å utføre denne funksjonen er følgende metoder egnet: overtalelse eller forslag innenfor rammen av taleetikett, kopieringsatferd.
• Effektivt kommunikativ funksjon er direkte relatert til de emosjonelle aspektene ved fagene kommunikasjon.

Alle eksisterende typer forretningskommunikasjon er klassifisert i henhold til mange parametere. La oss vurdere de mest populære blant de eksisterende.

Avhengig av metoden for informasjonsutveksling skilles muntlig og skriftlig forretningskommunikasjon:

1. Skriftlige typer forretningskommunikasjon inkluderer alle slags offisielle dokumenter. Dette kan være en referanserapport, et forklarende notat, rapporter og møtereferater, forretningsbrev, en uttalelse, et internt charter for et selskap, en avskrivningslov, en ordre, en skriftlig indikasjon, en stillingsbeskrivelse og mye mer . Ethvert offisielt dokument med signaturer eller segl er gjenstand for forretningskommunikasjon.
2. Forhandlinger, møter, møter, forretningssamtaler, rapporter, planleggingsmøter kan tilskrives den muntlige typen forretningskommunikasjon.

Gjennom samhandling mellom deltakerne er det direkte og indirekte typer forretningskommunikasjon:

• Direkte kommunikasjon innebærer forhandlinger mellom partnere uten bruk av ekstra midler, det vil si at samtalepartnerne er i samme rom og kommuniserer ansikt til ansikt.
• Indirekte kontakt oppstår ved bruk av moderne kommunikasjonsmidler - telefon, e-post, videokommunikasjon.
• Fjernkommunikasjon lar deg raskt løse noen problemer mellom partnere fra forskjellige land. Men erfaring viser at samtaler ansikt til ansikt er det mest produktive.

En annen klassifisering involverer delingen av typer forretningskommunikasjon i verbal og ikke-verbal kommunikasjon:

1. Verbal kommunikasjon innebærer interaksjon mellom mennesker som bruker menneskelig tale. Ved hjelp av språksystemer og avhengig av intensjonene til en person, dannes taletekster. De kan være både skriftlige og muntlige.
2. Ikke-verbal interaksjon mellom mennesker skjer uten bruk av tale. Midlene for denne kommunikasjonen er den ytre manifestasjonen av følelser og følelser - tegnspråk, ansiktsuttrykk, blikk og kroppsmotoriske ferdigheter. De er forent av et felles konsept: kinestikk.

I tillegg til typer finnes det også former for forretningskommunikasjon, de er delt inn i monologiske og dialogiske.

1. Den første gruppen inkluderer former for kommunikasjon med én deltaker: rapport, appell, velkomsttale, reklame. I dette tilfellet fungerer en person som en orator og formidler noe informasjon til lytteren. Han må tydelig forstå hva han snakker om, og være i stand til tydelig å uttrykke tankene sine.
2. Dialogformer forutsetter tilstedeværelse av to eller flere deltakere.

Forhandlinger er en passende form for kommunikasjon når man diskuterer de viktigste sakene og er:

• vertikal - med høyere myndigheter;
• horisontalt - i organisasjonen;
• uautorisert - det vil si uplanlagt, utført etter skoletid;
• på høyeste nivå - bare personer med status som ledere av interesserte selskaper møtes;
• ved det utvidede bordet - et møte med arbeidsgrupper eller spesielt oppnevnte kommisjoner.

Samtale, blant andre former, har den mest uformelle, forenklede karakteren. interaksjoner i et arbeidsmiljø. Dette skjemaet inkluderer enhver kontakt på jobben som er laget for å løse et problem. Ikke alle har gaven til å ha en uformell samtale med sine overordnede til rett tid og taktfullt lede dem til løsningen av problemene av interesse.

Diskusjon eller tvist er måten å løse problemet ved å sammenligne ulike, ofte motsatte synspunkter. Resultatet av en produktiv diskusjon er vedtakelsen av en enkelt beslutning etter gjensidig avtale mellom partene etter å ha lyttet til alle de positive og negative aspektene. Denne formen for kommunikasjon har den mest levende følelsesmessige fargen, men i forretningskretser er det vanlig å følge noen regler. Motstandere bør ikke snakke lenge, avbryte hverandre.

Det er vanlig å dele prosessen med en forretningssamtale fra begynnelsen til oppnåelse av et fastsatt mål i bestemte stadier eller faser.

La oss vurdere hver av dem mer detaljert.

• Forbereder for en avtale. På dette stadiet er det veldig viktig å skissere en plan for den kommende samtalen, for å tydelig definere for deg selv utvalget av oppgaver som er nødvendige for å løse problemer. På forhånd er det verdt å spørre om samtalepartneren, basert på hvilken taktikk for samtalen og de nødvendige argumentene skal velges. Resultatet av møtet avhenger faktisk av hvor meningsfylt møtet vil være.
• Sted og tidsmerke for forhandlinger. Definisjonen av denne parameteren avhenger av samtalepartnernes rolle. Vanligvis er koordinatene for forhandlingene satt av den overordnede samtalepartneren. Dersom møtet er på lik linje, kan deltakerne bli enige om hverandre.

• Sette opp og ta kontakt med samtalepartneren. Denne fasen, i kraft av sin funksjonelle hensikt, er begynnelsen på forhandlinger. Ofte legger det første blikket eller samtalepartnerens ord til en underbevisst holdning til ham og påvirker ønsket om å fortsette samtalen. Under etableringen av kontakt er det viktig å vinne over samtalepartneren så raskt som mulig og fullføre stadiet ved å etablere psykologisk kontakt – øyeblikket da alle deltakerne i kommunikasjonen er klare til å komme til poenget.
• Problemidentifikasjon og utveksling av tilgjengelig informasjon. I denne fasen er det viktig å gi uttrykk for alle spørsmålene av interesse, for å angi retningen for samtalen, for å gi en generell forståelse av problemet.
• Argumenter for den foreslåtte løsningen... Argumentasjonsfasen er nært forbundet med den forrige fasen og flyter jevnt fra den. I løpet av denne perioden er det veldig viktig å merke seg alle de positive aspektene ved din visjon om å løse problemet, å bruke overtalelsesevner, spesielt hvis samtalepartneren holder seg til et annet synspunkt.
• Motargumenter. På dette stadiet er det en lytting til motargumentene til samtalepartneren, som kanskje ikke alltid er enig. Det er viktig å lytte nøye og rolig til samtalepartneren, for å forstå essensen av hans posisjon. Veiledende spørsmål vil hjelpe deg å forstå om innsigelsen er relatert til mangel på informasjon gitt.
• Å finne et kompromiss i å løse problemet. I prosessen med vekselvis fremføring av argumenter og forslag, søkes det etter en løsning som passer alle forhandlingsparter.
• Beslutningstaking. Dette stadiet betyr enighet mellom alle parter med en enkelt posisjon, og kommer til en fellesnevner.

• Fiksering av resultater. Alle forretningsmøter avsluttes med signering av en skriftlig bekreftelse på en felles beslutning.Avtalen er en refleksjon av at møtet har et endelig resultat akseptabelt for alle.
• Avslutt kontakten. Etter å ha diskutert viktige spørsmål, må du være i stand til å skille deg av med samtalepartnerne, kanskje legge igjen et visittkort eller be om kontaktinformasjon fra partnere.
• Analyse de oppnådde resultatene. Denne fasen er endelig. Den er laget for å vise hvordan beslutningen som ble tatt var riktig og lønnsom for deltakerne i samtalen.

Nøkkelen til en vellykket bedrift er en riktig strukturert forretningskommunikasjon med dine kunder og partnere. For å oppnå dette må noen nyanser tas i betraktning.

• Du må alltid holde situasjonen under kontroll. Visning av følelser og følelser er upassende i et forretningsmiljø. Følelser av frykt og usikkerhet kan forstyrre beslutningstaking, og følelser av medlidenhet forårsaket av manipulasjon av samtalepartneren kan føre til signering av en ulønnsom kontrakt. Manifestasjonen av inkontinens og aggresjon under dialogiske typer kommunikasjon, som diskusjon, er uakseptabelt. Med en ubalansert og alltid tvilende partner er det knapt noen som ønsker å forholde seg til.
• Evne til å forutse kundens ønsker - en annen viktig komponent i vellykket bedriftsledelse, fordi i enhver virksomhet er alle virksomhetene til selskapet rettet mot å møte kundens behov. Oppmerksomhet og høflighet, førsteklasses service vil få kunden til å komme tilbake igjen.
• Planlegger og evnen til å skille det viktigste fra det sekundære. I enhver forhandlinger er det viktig å snakke kort og tydelig, uten å gå dypt inn i detaljene i den andre planen. Forretningsfolk har vanligvis begrenset tid, så du bør ikke forberede lange monologer til viktige møter.
• Forretningsforhold bør ikke forstyrre personlige. Selv om en person er mislikt, betyr ikke dette at han ikke kan være nyttig i forretningsmessig forstand. Manifestasjonen av en velvillig og støttende holdning, oppriktig interesse for samtalepartnerens argumenter vil tillate et produktivt møte.
• Ærlighet og åpenhet om intensjoner. Under forhandlinger må du oppføre deg oppriktig og bekrefte ordene dine med fakta og statistikk. Tross alt kan enhver uærlig handling av hensyn til en lønnsom avtale permanent undergrave partnerens tillit og skade omdømmet.
• Kunnskap om det grunnleggende innen forretningsetikett.

Videoen nedenfor forklarer de 5 grunnleggende reglene for forretningskommunikasjon.